22. Dezember 2011 
Die Anforderungen an eine Unternehmenssoftware hängen von der Größe des Unternehmens und von den konkreten Geschäftszielen ab. Neben den Anforderungen an die einzelnen Arbeitsplätze geht es um die zentrale Erfassung der Geschäftsdaten und deren Überprüfbarkeit gestaffelt nach Rang und Autorität des einzelnen Arbeitsplatznutzers. Bei kleineren Betrieben mit bis zu sieben Mitarbeitern genügen in der Regel individualisierte Office-Anwendungen oder branchentypische Softwarelösungen. Mit ihnen lassen sich in der Regel alle Geschäftsvorgänge erfassen. Größere Unternehmen mit einer komplexeren Organisationsstruktur benötigen eine flexiblere und individuellere Softwarearchitektur.
CRM kann Abläufe verbessern
Hier bietet sich eine professionelle CRM-Software an. Mit ihr können die Geschäftsabläufe und die Kundenbeziehungen zeitgenau erfasst werden. Dies verbessert den Workflow und steigert den Umsatz. Kriterien für ein reibungsloses CRM lassen sich klar definieren. Erstrangig ist eine einfache Bedienbarkeit, sodass Mitarbeiter zeitnah und ohne erheblichen Schulungsaufwand mit der Software produktiv arbeiten können. Für Außendienstmitarbeiter muss es eine Möglichkeit geben das CRM auf mobilen Endgeräten einsetzen zu können, also auf mobilen PCs oder Smartphones. Außerdem muss sich das CRM in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen und mit anderen Plattformen interagieren können.
Die Software muss erweiterbar und anpassbar sein, damit sich auch geänderte Abläufe schnell und ohne großen Aufwand abbilden lassen. Und die Kosten für Anpassung, Updates und Schulung müssen in einem angemessenen Rahmen liegen und sich am besten proportional zur Benutzerzahl und zur Laufzeit verteilen lassen. Typische Funktionen einer CRM-Software sind die Erfassung detaillierter Adressinformationen, die Abbildung der kompletten Kundenhistorie und spezifischer Marketingaktionen, ein individuelles Reporting, eine einfache Kundenstatistik, schnelle Erfassung und Ausgabe der Auftragsinformationen, eventuell die Einbindung eines vorhandenen Dokumentationsmanagements, das Zeitmanagement, Multi-Channeling, die Integration von Office-Produkten, ein integrierter E-Mail-Client sowie eine Aufgabenverwaltung.
Planung der CRM-Software wichtig
Bevor ein entsprechendes CRM angeschafft wird, sollte im Zuge der Planung und Anschaffung ein entsprechendes Pflichtenheft erstellt werden. Dieses sollte alle notwendigen Funktionen und Aufgaben enthalten und außerdem einen Kostenrahmen festlegen. Außerdem sollten die einzelnen Angebote evaluierbar sein und detaillierte Angaben über die einzelnen vertraglichen Voraussetzungen enthalten. Schließlich geht es um eine Software, von der wesentlich die Effizienz eines Unternehmens abhängt und die auf Jahre hinaus funktionieren sollte und den technischen Neuerungen anpassbar sein muss. Deshalb sollten die technischen Standards der Software und des Anbieters transparent sein und der Betrieb nicht von einer einzelnen Person abhängen.
Bild: panthermedia.net Alexander Zschach
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